Recht und Gesetz in Niedersachsen |
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Zur Ausführung des § 30 Po1NLVO vom 7.8.1979 (Nds.GVBl. S.236), zuletzt geändert durch Verordnung vom 15.10.2007 (Nds.GVBl. S.484), sowie gemäß Nummer 2.4 des Bezugsbeschlusses zu b werden folgende Regelungen getroffen:
1. Grundsätze
1.1 Ziele der dienstlichen Beurteilung
Die dienstliche Beurteilung ist ein Instrument und wesentlicher Bestandteil moderner Personalsteuerung und ergänzt sinnvoll angewandte Methoden der Personalauswahl, Personalförderung und Potenzialermittlung. Damit werden zeitgemäße und den individuellen Fähigkeiten der Beschäftigten1) entsprechende Personalentscheidungen über die Verwendung und das dienstliche Fortkommen ermöglicht. Die Beurteilung dient der systematischen Feststellung und Bewertung von Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnissen der Beschäftigten, die für die Personalsteuerung, Verwendung, Beförderung oder den Aufstieg relevant sind. Darüber hinaus ermöglicht sie den Beschäftigten eine Orientierung für die weitere berufliche Entwicklung. Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein aussagefähiges, objektives und vergleichbares Bild der Leistungen und Befähigungen der Beschäftigten zu gewinnen. Sie sollen in erster Linie unter Berücksichtigung des Verfassungsgrundsatzes der Bestenauslese (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) Personalentscheidungen vorbereiten bzw. ermöglichen.
1.2 Feststellung des Leistungsstandes
Die Erstellung dienstlicher Beurteilungen erfordert daher von allen Beurteilungsvorgesetzten ein besonders hohes Maß an Sensibilität, Gewissenhaftigkeit, Objektivität sowie Verantwortungsbewusstsein. Dies setzt eine sorgfältige Maßstabsfindung sowie eine vollständige Ausschöpfung des im Beurteilungsrahmen und -maßstab zugrunde gelegten Leistungsspektrums voraus. Das Bemühen um eine kontinuierliche und umfassende Feststellung des Leistungsstandes darf jedoch nicht zu einer allgegenwärtigen Beobachtung und Kontrolle der Beschäftigten führen und diesen den Freiraum für eine eigen-ständige Aufgabenerfüllung nehmen.
1.3 Regelmäßige Mitarbeitergespräche
Der Offenheit im Umgang miteinander sowie der Transparenz des Beurteilungsverfahrens kommt dabei eine entscheidende Bedeutung zu. In diesem Zusammenhang ist es - losgelöst vom Verfahren der dienstlichen Beurteilungen und Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen - auch ständige Aufgabe der Vorgesetzten, mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Arbeitsziele sowie Aspekte der Zusammenarbeit zu erörtern. Dies kann sowohl in regelmäßigen Gesprächen als auch aus konkretem, aktuellem Anlass erfolgen. Ziel dieser Gespräche ist es, die Beschäftigten zu fördern. Dabei soll einerseits auf Stärken, gute Leistungsmerkmale und positives Verhalten hingewiesen werden, um die Beschäftigten nachhaltig zur Verbesserung oder Beibehaltung guter Leistung zu motivieren. Andererseits gilt es, auf verbesserungsbedürftige Punkte aufmerksam zu machen und aufzuzeigen, wie etwa noch vorhandene Mängel behoben und Leistungen weiter verbessert werden können.
1.4 Gender Mainstreaming
Bei der Ausgestaltung des Beurteilungsmaßstabes und der Auslegung von Beurteilungskriterien ist dem Leitprinzip der Gleichstellung von Frauen und Männern (Gender Mainstreaming) Rechnung zu tragen. Geschlechterspezifische Ausgangsbedingungen und Auswirkungen sind daher angemessen zu reflektieren.
2. Geltungsbereich
Diese Richtlinien finden Anwendung bei der Beurteilung der Beschäftigten der Polizeibehörden und der Polizeiakademie Niedersachsen. Beschäftigte i.S. dieser Richtlinie sind Beamtinnen und Beamte sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Polizei.
Beamtinnen und Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst sowie übrige Beschäftigte im Ausbildungsverhältnis sind von den Beurteilungsrichtlinien ausgenommen.
Über weitere Ausnahmen entscheidet die oberste Dienstbehörde.
Verfahren und Maßnahmen sollen gefördert werden, mit denen im Rahmen eines zeitgemäßen partnerschaftlichen Personalmanagements andere Instrumente zur Personalauswahl, Personalförderung und Potenzialermittlung entwickelt und erprobt werden mit dem Ziel, die herkömmlichen dienstlichen Beurteilungen zu ersetzen. Die Notwendigkeit dienstlicher Beurteilung nach Maßgabe dieser Richtlinie bleibt davon unberührt.
3. Regelbeurteilung
3.1 Beurteilungsstichtage
Die Beschäftigten sind alle drei Jahre zu einem Stichtag zu beurteilen (Regelbeurteilung), soweit am Beurteilungsstichtag ein beurteilungsfähiger Zeitraum von mindestens drei Monaten gegeben ist.
Die Regelbeurteilungen sind erstmals zu fertigen für die Beschäftigten
| - | des mittleren und gehobenen Dienstes zum Stichtag 1.9.2008; |
| - | des höheren Dienstes zum Stichtag 1.9.2010. |
Die weiteren Regelbeurteilungen sind danach jeweils alle drei Jahre zu fertigen.
3.2 Ausnahmen von der Regelbeurteilung
Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind
| - | Beamtinnen und Beamte sowie entsprechend eingruppierte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer | ||||||
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| - | Beschäftigte, die das 55. Lebensjahr vollendet haben. |
Die vorstehend ausgenommenen Beschäftigten werden auf Antrag in die Regelbeurteilung einbezogen.
Weiterhin sind von der Regelbeurteilung ausgenommen:
| - | Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in der EntgeltGr. 8 und niedriger, |
| - | Beamtinnen und Beamte in der laufbahnrechtlichen Probezeit, |
| - | Beamtinnen und Beamte in der Aufstiegsausbildung für den gehobenen oder für den höheren Dienst, |
| - | Beamtinnen und Beamte, die nach Abschluss ihres Aufstiegsverfahrens noch kein Amt der nächst höheren Laufbahngruppe verliehen bekommen haben, |
| - | Mitglieder von Personalvertretungen und der Schwerbehindertenvertretung, die während des gesamten Beurteilungszeitraums vollständig von ihrer dienstlichen Tätigkeit freigestellt oder befreit sind, |
| - | Beschäftigte, die am Beurteilungsstichtag beurlaubt sind und bei denen zu diesem Zeitpunkt ein beurteilungsfähiger Zeitraum von mindestens drei Monaten nicht gegeben ist. |
3.3 Fortschreibung der Beurteilung
Die Beurteilungen der Beschäftigten, die infolge Freistellung, Elternzeit oder Beurlaubung aus familiären Gründen von der Regelbeurteilung ausgenommen sind, sind unter Berücksichtigung der beruflichen Entwicklung vergleichbarer Beschäftigter zum Stichtag der Regelbeurteilung fortzuschreiben. Eine Freistellung, Elternzeit oder Beurlaubung aus familiären Gründen darf sich nicht nachteilig auf die Beurteilung auswirken.
4. Sonstige Beurteilungen
4.1 Beurteilung vor Ablauf der Probezeit
Umfang und Beurteilungszeiträume bestimmt die oberste Dienstbehörde.
4.2 Beurteilung aus sonstigem Anlass
4.2.1 Beschäftigte sind, soweit nicht die Regelbeurteilung zu erstellen ist, zum 1.September des laufenden bzw. des folgenden Jahres zu beurteilen
| - | nach Verleihung des ersten Amtes in der neuen Laufbahngruppe bzw. der ersten Eingruppierung ab der EntgeltGr. 9, |
| - | nach Beendigung der laufbahnrechtlichen Probezeit, |
| - | anlässlich der Versetzung von einem anderen Dienstherrn, |
| - | anlässlich der Wiederaufnahme des Dienstes bzw. Tätigkeit nach einer Beurlaubung oder Freistellung, soweit eine Regelbeurteilung zum letzten Beurteilungsstichtag oder spätere Anlassbeurteilung nicht erstellt wurde. |
Soweit am Beurteilungsstichtag ein beurteilungsfähiger Zeitraum von mindestens drei Monaten nicht gegeben ist, erfolgt die Beurteilung zum 1.September des darauf folgenden Jahres.
4.2.2 Beschäftigte sind, soweit keine Regelbeurteilung zum letzten Beurteilungsstichtag und keine sonstige Anlassbeurteilung vorliegt, anlässlich einer Bewerbung auf einen höherwertigen Dienstposten oder Arbeitsplatz zu beurteilen.
4.2.3 Die der Regelbeurteilung unterliegenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mindestens ein Jahr beschäftigt sind, werden vor Übernahme aus einem befristeten in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis beurteilt, sofern nicht eine Regelbeurteilung erstellt worden ist. Dies gilt auch bei der Übernahme in ein Beamtenverhältnis.
5. Leistungsbeurteilung und Befähigungseinschätzung
Mit der Beurteilung werden die im Beurteilungszeitraum ausgeübten
dienstlichen Tätigkeiten (
Anlage 1 Nr. 4.1) sowie
die den jeweiligen Dienstposten oder Arbeitsplatz prägenden
Tätigkeiten (Anlage 1 Nr. 4.2) und übertragene Sonderaufgaben von
besonderer Bedeutung (Anlage 1 Nr. 4.3) unter Berücksichtigung des zum
Beurteilungsstichtag verliehenen statusrechtlichen Amtes bzw. der
Eingruppierung erfasst.
5.1 Beurteilungsmaßstab
5.1.1 Maßstabsbildung
Maßgeblich für das zu treffende Urteil über die Leistungen der Beschäftigten sind die Anforderungen des zum Beurteilungsstichtag verliehenen statusrechtlichen Amtes und des jeweiligen Dienstpostens bzw. der Eingruppierung und des jeweiligen Arbeitsplatzes unter Berücksichtigung der in der Aufgabenbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten. Es ist Grundlage der Maßstabsbildung, diese Anforderungen im Einzelnen zu bestimmen und aus ihnen eine den Anforderungen des Dienstpostens bzw. Arbeitsplatzes voll entsprechende Leistung der Beschäftigten als Maßstab für den Normal- bzw. Durchschnittsbereich zu ermitteln (Wertstufe C)2). Es ist zu beschreiben, mit welchen Leistungen der „Durchschnitt” erreicht, überschritten oder unterschritten wird.
Die dienstliche Beurteilung soll die Leistung der oder des Beschäftigten in Bezug auf ihre oder seine Funktion und im Vergleich zu anderen Beschäftigten derselben BesGr. bzw. EntgeltGr. (Vergleichsgruppe) ihrer oder seiner Laufbahn objektiv darstellen. Auch bei Anlassbeurteilungen (Nummer 4.2) ist das Leistungsbild der jeweiligen Vergleichsgruppe zu beachten.
Um eine Vergleichbarkeit der Beurteilungen und die damit verbundene Notwendigkeit der Maßstabswahrung zu gewährleisten, wirken die Beurteilenden darauf hin, dass sich die Gesetzmäßigkeiten der Gaußschen Normalverteilungskurve in der Gesamtschau der Beurteilungen in den jeweiligen Vergleichsgruppen wiederfinden lassen3).
5.1.2 Gesamtverantwortung
Die Gesamtverantwortung für die landesweite Einhaltung des Maßstabes obliegt dem Landespräsidium für Polizei, Brand- und Katastrophenschutz. Die Verantwortung für die Einhaltung des Maßstabes obliegt für den höheren Dienst dem Landespräsidium für Polizei, Brand- und Katastrophenschutz, im Übrigen den Polizeibehörden und der Polizeiakademie Niedersachsen jeweils für ihren Bereich. Sie haben die Befugnis, die Beurteilungen zu überprüfen, ggf. selbst abzuändern oder aufzuheben.
5.1.3 Vergleichsgruppe
Eine Vergleichsgruppe in diesem Sinne wird für die Beschäftigten des höheren Dienstes auf der Ebene des Landespräsidiums für Polizei, Brand- und Katastrophenschutz, für die Beschäftigten der übrigen Laufbahngruppen auf der Ebene der Behörden und der Polizeiakademie Niedersachsen, gebildet. Bei nicht genügend großen Vergleichsgruppen sind die Beurteilungen in geeigneter Weise entsprechend zu differenzieren.
5.1.4 Wertungsstufen
Der gemäß Nummer 5.1.1 gebildete Maßstab gilt bei der Gesamtbewertung der Leistungsmerkmale (Nummer 5.2.3.2) und bei der Festlegung des Gesamturteils (Nummer- 6). Folgende Wertungsstufen sind anzuwenden:
| A | „Übertrifft in hervorragender Weise die Anforderungen” |
Dies ist die bestmögliche Bewertung. Diese können nur Beschäftigte erhalten, die nach Gesamtleistung und ihrer Gesamtpersönlichkeit die mit „Übertrifft erheblich die Anforderungen” bewerteten Beschäftigten überragen. Es muss sich um Beschäftigte mit herausragenden Leistungen handeln. Die Feststellung herausragender Leistungen in nur einzelnen Leistungsmerkmalen reicht hierzu nicht aus. Bei Beschäftigten in Vorgesetztenfunktion setzt diese Bewertung ein vorbildliches Führungs- und Leitungsverhalten voraus. Es ist davon auszugehen, dass diese Bewertung nur in wenigen Fällen in Betracht kommen kann. |
| B | „Übertrifft erheblich die Anforderungen” |
Diese können nur Beschäftigte erhalten, die nach Gesamtleistung und ihrer Gesamtpersönlichkeit die mit „Entspricht voll den Anforderungen” bewerteten Beschäftigten erheblich überragen und sich bei der Erledigung schwieriger Arbeiten besonders bewähren. Dabei erledigen sie basierend auf einem ausgeprägten und vernetzten Fachwissen die an sie gestellten Anforderungen auch bei umfangreicheren, komplexen Aufgaben und Sachverhalten strukturiert und selbständig. Darüber hinaus erkennen diese Beschäftigten besondere Problem- und Aufgabenstellungen und zeigen zu deren Lösungen ein besonderes Maß an Engagement und Eigeninitiative. Ihre positive Dienstauffassung und ihr ausgeprägtes Sozialverhalten wirken im Innenverhältnis motivierend und tragen in der Öffentlichkeit zu einem positiven Image der Polizei bei. Bei Beschäftigten in Vorgesetztenfunktion erfordert diese Bewertung ein über-durchschnittliches Führungs- und Leitungsverhalten. |
| C | „Entspricht voll den Anforderungen” |
Diese Bewertung erreichen Beschäftigte, deren Leistungen den Anforderungen des Dienstpostens voll und ganz entsprechen. Dabei erledigen sie basierend auf einem fundierten Fachwissen die an sie gestellten Anforderungen weitgehend planvoll, selbständig und fehlerfrei. Sie zeigen das erforderliche Engagement und verfügen über eine positive Dienstauffassung bei einem im Innen- und Außenverhältnis ausgeprägten Sozialverhalten. |
| D | „Entspricht im Allgemeinen den Anforderungen” |
Diese Bewertung erhalten Beschäftigte, deren Leistung wegen einiger Mängel nicht mehr dem durchschnittlichen Bereich zuzuordnen ist. Die Beschäftigten erledigen basierend auf einem ausreichenden Fachwissen in der Regel die an sie gestellten Anforderungen (Routineaufgaben). Die im Bereich der Leistungen und Befähigungen aufgezeigten Mängel erfordern häufig eine Anleitung und fachliche Unterstützung bei der Aufgabenerledigung. Engagement und Dienstauffassung genügen nur mit Einschränkungen den Anforderungen. |
| E | „Entspricht nicht den Anforderungen” | Diese Bewertung ist für Beschäftigte vorzusehen, deren Leistungsbild erhebliche Mängel aufweist und die deshalb den Anforderungen nicht genügen. |
Die Beschreibungen der Wertungsstufen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Zuordnung zu einer Wertungsstufe erfordert nicht, dass sämtliche Elemente der Wertungsstufenbeschreibung zutreffen müssen.
5.2 Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung beinhaltet eine rückschauende Betrachtung und Bewertung konkreter, beobachteter Leistungen in den ausgeübten dienstlichen Tätigkeiten. Diese werden zu definierten Leistungsmerkmalen beurteilt und umfassen sowohl die Arbeitsergebnisse als auch das hierbei gezeigte Leistungsverhalten.
5.2.1 Tätigkeitsbeschreibung
Die für die jeweiligen Dienstposten bzw. Arbeitsplätze im Beurteilungszeitraum prägenden Tätigkeiten werden in Anlage 1 Nr. 4.2 aufgeführt. Berücksichtigungsfähige Sonderaufgaben (Anlage 1 Nr. 4.3) von besonderer Bedeutung erfordern eine inhaltlich. bedeutsame und über das Normalmaß hinausgehende zusätzliche Anforderung.
5.2.2 Besondere Kenntnisse und Fähigkeiten
Besondere Kenntnisse und Fähigkeiten, die im Bereich der Tätigkeitsbeschreibung (Anlage 1 Nr. 4) nicht erfasst sind, aber dennoch in die Organisation eingebracht wurden und von Bedeutung waren, können in Anlage 1 Nr. 5 dargestellt werden. Sie können bei der Bildung des Gesamturteils berücksichtigt werden. Im Übrigen sollen sie auf Wunsch als eigene Angaben der oder des Beschäftigten in die Beurteilung aufgenommen werden.
5.2.3 Leistungsbewertung
5.2.3.1 Bewertung der einzelnen Leistungsmerkmale
Dienstliche Leistungen sind nach den im Beurteilungsvordruck aufgeführten Merkmalen zu bewerten (Anlage 1 Nr. 6). Für jedes zu bewertende Leistungsmerkmal ist zu prüfen, inwieweit die oder der Beschäftigte den Anforderungen und den einzelnen Wertungsstufen gerecht geworden ist. Treffen im Einzelfall nicht alle Merkmale zu, so sind die nicht zutreffenden Merkmale nicht zu bewerten. Dies ist in der Beurteilung gesondert zu begründen.
Leistungsmerkmale, die nur für Beschäftigte in Vorgesetztenfunktion vorgesehen sind, sind zu bewerten, wenn Dienstposten bzw. Arbeitsplätze mit Leitungsfunktionen (in Übertragung des Dienstpostens bzw. Arbeitsplatzes oder im Wege der Beauftragung der Wahrnehmung der Dienstgeschäfte) über einen zusammenhängenden beurteilungsfähigen Zeitraum von mindestens sechs Monaten wahrgenommen wurden. Leitungsfunktionen umfassen die Wahrnehmung von Aufgaben mit Personal- und Führungsverantwortung. Bei der Bewertung von Leistungsmerkmalen in Vorgesetztenfunktionen, die im Rahmen temporärer Personalentwicklungsmaßnahmen erfolgen, ist besonders zu beachten, dass diese Maßnahmen zur Vorbereitung auf eine zukünftige Übernahme von Führungsverantwortung erfolgen und somit kein unmittelbarer Leistungsvergleich zu Inhaberinnen und Inhabern entsprechender Dienstposten oder Arbeitsplätze herzustellen ist.
5.2.3.2 Gesamtbewertung der Leistungsmerkmale
Die Gesamtbewertung der Leistungsmerkmale muss sich schlüssig aus der Bewertung der einzelnen Leistungsmerkmale ergeben. Sie ist nicht arithmetisch zu ermitteln, sondern. bestimmt sich aus den Maßstabsanforderungen des zum Beurteilungsstichtag verliehenen statusrechtlichen Amtes bzw. der Eingruppierung sowie dem übertragenen Dienstposten bzw. Arbeitsplatz. Schließt die Bewertung einzelner Leistungsmerkmale die Zuordnung zu einer höheren Wertungsstufe in der Gesamtbewertung aus, so ist dies in einer formlosen Anlage gesondert zu begründen. Die Gesamtbewertung der Leistungsmerkmale mit den Wertungsstufen A bis E ist gemäß Nummer 5.1.4 festzulegen.
5.3 Befähigungseinschätzung
In der Befähigungseinschätzung (Anlage 1 Nr. 7) werden die im dienstlichen Umgang erkennbar gewordenen allgemeinen Fähigkeiten und Kenntnisse der oder des Beschäftigten beurteilt, die für die dienstliche Verwendung und berufliche Entwicklung von Bedeutung sind.
Die Einschätzung der einzelnen Befähigungsmerkmale ist nach den Ausprägungsgraden
| - | stärker ausgeprägt |
| - | normal ausgeprägt |
| - | geringer ausgeprägt |
vorzunehmen. Eine Gesamtbewertung der Befähigungsmerkmale erfolgt nicht.
6. Gesamturteil
6.1 Die Beurteilung enthält ein Gesamturteil, das in der Regel der Gesamtbewertung der Leistungsmerkmale unter Einbeziehung der Gesamtpersönlichkeit entspricht (Anlage 1 Nr. 8).
Bei Vergabe der Wertungsstufe A oder E ist das Gesamturteil auch bezüglich der maßgeblichen Leistungsmerkmale im Einzelnen eingehend und nachvollziehbar in einer formlosen gesonderten Anlage zu begründen. Die Begründung darf nicht formelhaft sein, sondern soll unter Verwendung prägnanter Beispiele erfolgen. Dabei ist insbesondere auf die vorhandenen Beurteilungsnotizen und -beiträge zurückzugreifen.
Gibt die Befähigungseinschätzung Anlass, bei der Bildung des Gesamturteils von dem Ergebnis der Leistungsbeurteilung abzuweichen, ist dies zu begründen.
6.2 Da sich die meisten Beschäftigten im Normal- bzw. Durchschnittsbereich befinden (vgl. Nummer 5.1.1), ist bei Vergabe der Wertungsstufe C zur erleichterten Durchführung einer Binnendifferenzierung zusätzlich zum Gesamturteil die Zwischenstufe
| - | oberer Bereich, |
| - | mittlerer Bereich oder |
| - | unterer Bereich |
zu vergeben.
7. Besonderes außerdienstliches Engagement
In den Beurteilungsvordruck können, auch auf Wunsch der oder des zu Beurteilenden, außerdienstliche Tätigkeiten aufgenommen werden, die ein persönliches, gesellschaftliches oder soziales Engagement erkennen lassen und geeignet sind, das Bild der Polizei in der Öffentlichkeit zu fördern oder dadurch Kenntnisse erworben werden, die für die berufliche Weiterentwicklung von Bedeutung sein können (Anlage 1 Nr. 9). Hierbei sind auch Erfahrungen und Fähigkeiten aus der familiären oder sozialen Arbeit während der Familienphase wie Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Tatkraft und Organisationsfähigkeit mit einzubeziehen, soweit diese Qualifikationen für die zu übertragenden Aufgaben von Bedeutung sind (§ 9 NGG). Diese Tätigkeiten fließen hinsichtlich der erbrachten Leistungen und Arbeitsergebnisse nicht in das Gesamturteil ein.
8. Zuständigkeit für die dienstliche Beurteilung
8.1 Erstbeurteilende
Erstbeurteilende sind grundsätzlich die unmittelbaren Vorgesetzten, soweit sie mindestens der Laufbahngruppe des gehobenen Dienstes angehören, ihnen eine angemessene Zahl von Beschäftigten nachgeordnet ist und sie nicht der zu beurteilenden Vergleichsgruppe angehören; anderenfalls nehmen die nächst höheren Vorgesetzten die Aufgabe der Erstbeurteilung wahr.
8.2 Zweitbeurteilende
Zweitbeurteilende sind grundsätzlich die Leiterinnen oder Leiter der Polizeibehörden oder -dienststellen und der Polizeiakademie Niedersachsen. Sind die Leiterinnen oder Leiter der Polizeibehörden oder -dienststellen oder der Polizeiakademie Niedersachsen zugleich unmittelbare Vorgesetzte, so nehmen in diesem Fall die nächst höheren Vorgesetzten die Aufgaben als Zweitbeurteilerin oder Zweitbeurteiler wahr.
8.3 Beurteilung Frauenbeauftragte
Ganz oder teilweise von ihren dienstlichen Tätigkeiten entlastete Frauenbeauftragte sind von der jeweiligen Behördenleitung, der sie zugeordnet sind, abschließend zu beurteilen. Bei teilweise entlasteten Frauenbeauftragten leiten die Beurteilenden im Bereich der sonstigen dienstlichen Tätigkeit einen Beurteilungsbeitrag an die Behördenleitung. Bei nicht entlasteten Frauenbeauftragten erhält die Behördenleitung Gelegenheit zur Stellungnahme. Frauenbeauftragte, die nicht der Regelbeurteilung unterliegen, werden auf Antrag beurteilt.
8.4 Zuständigkeitsregelungen
Einzelne Zuständigkeitsregelungen können die für die Einhaltung des Maßstabes verantwortlichen Stellen auf Organisationseinheiten mit angemessener Personalstärke delegieren.
Die Erst- und Zweitbeurteilenden sollen grundsätzlich in die Wahrnehmung dieser Aufgabe eingewiesen werden.
9. Beurteilerkonferenzen
9.1 Maßstabskonferenz
Die für die Einhaltung des Maßstabes verantwortlichen Stellen (Nummer 5.1.2) führen vor der Erstellung der Regelbeurteilung jeweils eine Maßstabskonferenz durch. In den Konferenzen sind eine Maßstabsbildung vorzunehmen und Kriterien zu definieren (Nummer 5.1.1), die die Voraussetzungen für das Erreichen bestimmter Wertungsstufen festlegen. Dabei ist auf leistungsgerecht abgestufte und untereinander vergleichbare Beurteilungsergebnisse4) hinzuwirken.
Für alle Beschäftigten des höheren Dienstes vereinbart die Präsidentin oder der Präsident des Landespräsidiums für Polizei, Brand- und Katastrophenschutz mit den Leiterinnen und Leitern der Behörden und der Polizeiakademie Niedersachsen den Maßstab (Behördenleiterkonferenz).
Für die Beschäftigten des gehobenen und mittleren Dienstes vereinbaren die Leiterinnen und Leiter der Behörden und der Polizeiakademie Niedersachsen mit ihren unmittelbar nachgeordneten Dienststellenleiterinnen und -leitern bzw. einer entsprechenden Leitungsebene den für die Beurteilung anzuwendenden Maßstab (Behördenkonferenz).
Mitglieder der Maßstabskonferenzen sind auch die Frauenbeauftragte, ein Mitglied der Personalvertretung und die Schwerbehindertenvertretung.
9.2 Zweitbeurteilerkonferenzen
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Maßstabskonferenz (Nummer 9.1 Abs. 2 und 3) führen anschließend in ihrem Zuständigkeitsbereich Zweitbeurteilerkonferenzen durch. In diesen Konferenzen ist das Ergebnis der Maßstabskonferenz darzustellen und erneut auf leistungsgerecht abgestufte und untereinander vergleichbare Beurteilungsergebnisse hinzuwirken. Ergänzungen oder die Anwendung einzelfallbezogener Kriterien nach Durchführung der Konferenzen sind mit der oder dem für die Einhaltung des Maßstabes verantwortlichen Zweitbeurteilenden zu erörtern bzw. zu vereinbaren.
9.3 Erstbeurteilerkonferenzen
Die jeweiligen Zweitbeurteilenden führen mit den Erstbeurteilenden auf der Grundlage des definierten Maßstabes Erstbeurteilerkonferenzen durch. Dabei kann die Bildung einer Rangreihe dazu dienen, leistungsgerecht abgestufte und untereinander vergleichbare Gesamturteile zu erhalten. Konkrete Beurteilungen im Einzelfall dürfen in den Konferenzen nicht festgelegt werden.
9.4 Datenschutz
Bei der Durchführung der Beurteilerkonferenzen sind datenschutzrechtliche, Belange zu berücksichtigen. Besonders schutzwürdige persönliche Merkmale sind von der Erörterung auszunehmen.
10. Vorbereitung der Beurteilung
10.1 Beurteilungsnotizen
Neben den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen (Nummer
1.3) sollen zur Vorbereitung der Beurteilung Notizen über Eindrücke
und Erkenntnisse gefertigt werden, die in persönlicher und fachlicher
Hinsicht über die Beschäftigten gewonnen wurden (
Anlage 4). Die Notizen sind anlass- oder zeitbezogen zu fertigen und
zumindest bei negativen Erkenntnissen mit der oder dem Beschäftigten
zeitnah zu besprechen.
10.2 Beurteilungsbeiträge
Bei einer befristeten anderweitigen Verwendung der oder des zu
Beurteilenden ist von der oder dem Erstbeurteilenden der aufnehmenden
Dienststelle ein Beurteilungsbeitrag ( Anlage 3) zu erstellen,
wenn ein beurteilungsrelevanter Zeitraum von mindestens drei Monaten gegeben
ist. Die oder der Zweitbeurteilende der aufnehmenden Dienststelle ist vor
Weiterleitung des Beurteilungsbeitrages zu beteiligen.
Beim Wechsel der Erstbeurteilerzuständigkeit sind Beurteilungsbeiträge unverzüglich zu erstellen und der oder dem neuen Erstbeurteilenden zuzuleiten.
Die Besprechung des Beurteilungsbeitrages mit der oder dem Beschäftigten ist sicherzustellen.
Der Beurteilungsbeitrag ist unter Berücksichtigung des Beurteilungszeitraums und -maßstabes in die Beurteilung einzubeziehen.
11. Beurteilungsverfahren
11.1 Verfahrensablauf
11.1.1 Die oder der Erstbeurteilende fertigt unter Verwendung des Beurteilungsvordrucks (Anlage 1) auf Grundlage der Beurteilerkonferenzen einen Beurteilungsentwurf. Der Beurteilungsentwurf wird mit der oder dem Zweitbeurteilenden abgestimmt. Ergänzungen oder die Anwendung einzelfallbezogener Kriterien nach Durchführung der Konferenzen sind mit der oder dem für die Einhaltung des Maßstabes verantwortlichen Zweitbeurteilenden zu erörtern bzw. zu vereinbaren.
Die oder der Zweitbeurteilende legt das Gesamturteil fest (Anlage 1 Nr. 8).
11.1.2 Nach Erstellung der Beurteilung durch Erstbeurteilerin oder Erstbeurteiler und Zweitbeurteilerin oder Zweitbeurteiler ist der oder dem Beschäftigten zeitgerecht eine Kopie der Beurteilung auszuhändigen, damit diese oder dieser sich mit dem Inhalt vertraut machen und auf das mit der Eröffnung verbundene Gespräch vorbereiten kann. Im Eröffnungsgespräch ist grundsätzlich durch die Erstbeurteilerin oder den Erstbeurteiler der Inhalt der Beurteilung mit der oder dem Beschäftigten eingehend zu besprechen.
Mit Aushändigung der Beurteilung erhält die oder der Beschäftigte Gelegenheit, innerhalb einer Woche Einwendungen zu erheben.
11.1.3 Bei Einverständnis der oder des zu Beurteilenden sowie nach Ablauf der Wochenfrist ist das Beurteilungsverfahren abgeschlossen. Die Bekanntgabe der Beurteilung ist zu dokumentieren (Anlage 1 Nr. 11).
11.1.4 Werden Einwendungen erhoben, so wird die Beurteilung mit einer Stellungnahme der oder des Erstbeurteilenden an die Zweitbeurteilerin oder den Zweitbeurteiler zur Entscheidung weitergeleitet.
Die Beteiligten führen ggf. hierzu ein Erörterungsgespräch. Dieses Erörterungsgespräch dient der Entscheidungsfindung und Transparenz im dialogischen Verfahren. An dem Erörterungsgespräch kann auf Wunsch der oder des Beschäftigten eine der Behörde bzw. der Polizeiakademie Niedersachsen angehörende Person des Vertrauens teilnehmen.
Die oder der Zweitbeurteilende bestätigt, ergänzt oder ändert die Beurteilung. Diese Entscheidung ist maßgeblich.
11.1.5 In dem Verfahren gemäß Nummer 11.1.4 ist die Beurteilung nach Unterzeichnung grundsätzlich durch die Zweitbeurteilerin oder den Zweitbeurteiler der oder dem Beschäftigten bekannt zu geben. Auf Wunsch kann die Beurteilung besprochen werden. Ein Abdruck ist auszuhändigen. Bei einem im Verfahren veränderten Gesamturteil der Beurteilung erfolgt die Bekanntgabe immer durch die Zweitbeurteilerin oder den Zweitbeurteiler.
11.2 Vereinfachte Beurteilung
Eine vereinfachte Beurteilung von Beschäftigten ist möglich, wenn alle nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
| - | keine Abweichung vom Gesamturteil der letzten Regelbeurteilung |
| - | gleiche Besoldungs- bzw. Entgeltgruppe |
| - | gleicher Dienstposten bzw. Arbeitsplatz |
| - | Regelbeurteilung zum letzten Stichtag |
| - | Einverständnis der oder des zu Beurteilenden. |
In diesem Fall kann das vereinfachte Beurteilungsverfahren Anwendung
finden ( Anlage 2). Nummer 11.1 findet keine Anwendung. Bei
Bestätigung der Wertungsstufen A oder E sind diese jedoch erneut zu
begründen.
Bei der nachfolgenden Regelbeurteilung ist eine nochmalige vereinfachte Beurteilung nicht zulässig.
11.3 Dauer des Beurteilungsverfahrens
Das Beurteilungsverfahren ist innerhalb von drei Monaten nach dem Beurteilungsanlass abzuschließen. Soweit die Frist in begründeten Fällen nicht eingehalten werden kann, ist dies in der Beurteilung zu vermerken. Verfahren bei Beurteilungen vor Ablauf der Probezeit sind rechtzeitig abzuschließen.
11.4 Befangenheit
Liegen Anhaltspunkte vor, die aus der Sicht eines objektiven Dritten auf eine Befangenheit von Beurteilungsvorgesetzten schließen lassen, so legt die oder der jeweilige Dienst-vorgesetzte ggf. die Beurteilungszuständigkeit neu fest. Die Entscheidung ist zu begründen, aktenkundig zu machen und bekannt zu geben.
11.5 Zurückstellung
Die Beurteilung, die zum vorgesehenen Beurteilungsanlass nicht zweckmäßig ist5, kann - auch auf Antrag der oder des Beschäftigten - ausnahmsweise zurückgestellt werden. Die Entscheidung trifft die verantwortliche Stelle gemäß Nummer 5.1.2 (Gesamtverantwortung). Sie ist zu begründen, aktenkundig zu machen und bekannt zu geben. Die Beurteilung ist nach Fortfall des Hinderungsgrundes nachzuholen.
12. Beurteilung von schwerbehinderten Menschen
Bei der Beurteilung von schwerbehinderten Menschen finden die Nummern 8.1 bis 8.3 des Bezugsbeschlusses zu c (Richtlinie zur gleichberechtigten und selbstbestimmten Teilhabe schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen am Berufsleben im öffentlichen Dienst) Anwendung.
13. Geschäftsmäßige Behandlung von Beurteilungen, Beurteilungsbeiträgen und Beurteilungsnotizen
Beurteilungen, Beurteilungsbeiträge sowie Beurteilungsnotizen sind vertraulich zu behandeln. Beurteilungen enthalten personenbezogene Daten, deren nicht ordnungsgemäße Verwaltung und Verwendung die oder den Beschäftigten in ihrer oder seiner dienstlichen bzw. gesellschaftlichen Stellung beeinträchtigen können. Bei der elektronischen Erstellung von Beurteilungen hat die oder der Erstbeurteilende dafür Sorge zu tragen, dass nur sie oder er Zugriff auf das elektronische Dokument hat.
Beurteilungen sind Bestandteil der Personalakte. Ein elektronisch gespeicherter Beurteilungsentwurf ist endgültig zu löschen, sobald der Beurteilungsvorgang mit der Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte abgeschlossen ist.
Beurteilungsbeiträge und Beurteilungsnotizen sind nicht materieller Personalakteninhalt. Sie werden nach Eröffnung der Beurteilung für die Dauer eines Jahres, im Fall eines Rechtsstreits bis zu dessen Abschluss, aufbewahrt und sind anschließend zu vernichten.
14. Aus- und Fortbildung
Inhalt und Ziel dieser Richtlinien sind im Rahmen der Aus- und Fortbildung zu vermitteln. Ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch ist sicherzustellen.
15. Schlussbestimmungen
Dieser RdErl. tritt am 11.7.2008 in Kraft. Gleichzeitig wird der Bezugserlass zu a aufgehoben.
| ____________________ | |
| 1) | Beschäftigte i.S. dieser Richtlinien sind Beamtinnen und Beamte sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Nummer 2). |
| 2) | Siehe Nummer 5.1.4. |
| 3) | Nach diesem Modell gibt es eine regelmäßig wiederkehrende, zahlenmäßig gleiche Verteilung des Leistungsvermögens von Beschäftigten. Die meisten Beschäftigten befinden sich im Normal- bzw. Durchschnittsbereich, d.h., dass diese den Anforderungen des Arbeitsplatzes voll entsprechen. |
| 4) | „Gaußsche Normalverteilungskurve” (vgl. Fußnote 3). |
| 5) | Insbesondere bei schwebenden Disziplinarverfahren oder in ähnlich schwerwiegenden Fällen. |
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