Recht und Gesetz in Niedersachsen Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Ausführungsgesetz zum Zensusgesetz 2011 (VV-Nds. AG ZensG 2011) RdErl. d. MI v. 14.10.2010 - 13.1-19120/09-01 (Nds.MBl. Nr.42/2010 S.1044) - VORIS 29100 -

Die bei den nach § 2 Abs. 1 Nds. AG ZensG 2011 zuständigen Gemeinden und Landkreisen (Kommunen) einzurichtenden örtlichen Erhebungsstellen haben bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die statistische Geheimhaltung zu gewährleisten. Zur Konkretisierung dieser rechtlichen Anforderung und zur einheitlichen Handhabung werden die nachstehenden Verwaltungsvorschriften gemäß § 2 Abs. 4 Nds. AG ZensG 2011 erlassen, die im Wesentlichen Ausführungen zu den näheren Anforderungen, die an die Abschottung der Erhebungsstellen zu stellen sind, enthalten.

1. Einrichtung der Erhebungsstellen

1.1 Für jede Erhebungsstelle sind eine Erhebungsstellenleiterin oder ein Erhebungsstellenleiter sowie eine Stellvertreterin oder ein Stellvertreter zu bestellen. Die Erhebungsstellenleiterin oder der Erhebungsstellenleiter hat insbesondere die vorbereitenden Maßnahmen zur Erfüllung der Aufgaben der Erhebungsstelle zu veranlassen, die Durchführung der Erhebungen zu leiten und die Aufsicht über das Personal der Erhebungsstellen sowie über die Erhebungsbeauftragten zu führen. Die Erhebungsstellenleiterin oder der Erhebungsstellenleiter ist auch für die Einhaltung der Dienstanweisung für die Erhebungsstelle verantwortlich.

1.2 Die Erhebungsstellenleitungen sollen unmittelbar der Hauptverwaltungsbeamtin oder dem Hauptverwaltungsbeamten der Kommune oder deren oder dessen allgemeinen Vertreterin oder allgemeinen Vertreter unterstehen.

2. Statistische Geheimhaltung (Statistikgeheimnis)

2.1 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen müssen Gewähr für Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit bieten.

2.2 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen dürfen die aus ihrer Tätigkeit gewonnenen Erkenntnisse über Auskunftspflichtige während und nach ihrer Tätigkeit in der Erhebungsstelle nicht in anderen Verfahren oder für andere Zwecke verwenden oder offenbaren. Das Offenbarungsverbot greift auch gegenüber Vorgesetzten, die nicht in der Erhebungsstelle tätig sind.

2.3 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen sind vor Beginn ihrer Tätigkeit über die Beachtung der gesetzlichen Gebote und Verbote zur Sicherung des Datenschutzes zu belehren und entsprechend der Regelung in § 10 Abs. 2 Satz 3 ZensG 2011 auf die Wahrung des Statistikgeheimnisses schriftlich zu verpflichten.

3. Trennung der Erhebungsstellen von anderen Verwaltungsstellen

3.1 Die Erhebungsstellen sind für die Dauer der Bearbeitung und Aufbewahrung von statistischen Einzelangaben personell, organisatorisch und räumlich von anderen Verwaltungsstellen zu trennen.

3.2 Die Erhebungsstellen sind gegen den Zutritt unbefugter Personen hinreichend zu schützen. Sie sind in eigenen Räumen unterzubringen, wobei ein eigenes Gebäude nicht erforderlich ist. Zutritt zu den Räumen der Erhebungsstelle dürfen nur die dort tätigen, die in Nummer 1.2 genannten und die für die Fachaufsicht zuständigen Personen haben. Die in Nummer 1.2 genannten Personen dürfen keinen Einblick in statistische Einzelangaben nehmen.

Das Recht des Landesbeauftragten für den Datenschutz und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Zutritt zu den Diensträumen öffentlicher Stellen im Rahmen ihrer Kontrollbefugnis nach § 22 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 NDSG bleibt hiervon unberührt.

Ausgenommen von dem Zutrittsverbot sind auch sonstige amtliche Stellen, die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben ein Zutrittsrecht haben, wie insbesondere Gefahrenabwehr-und Polizeibehörden, Feuerwehr sowie Rettungsdienste in Not- oder Unglücksfällen, wobei auch bei diesen Personen - soweit möglich - sicherzustellen ist, dass sie keinen Einblick in Unterlagen nehmen können, die statistische Einzelangaben enthalten. Technisches Personal (z.B. Reinigungskräfte, Handwerkerinnen und Handwerker oder DV-technisches Personal) darf den abgeschotteten Bereich der Erhebungsstelle nur betreten, wenn Personal der Erhebungsstelle anwesend ist oder auf andere Weise sichergestellt ist, dass kein Einblick in Einzelangaben genommen werden kann.

Auskunftspflichtige und Erhebungsbeauftragte dürfen für mündliche Anfragen sowie zur Abholung und Abgabe von Erhebungsunterlagen lediglich Zutritt zu einem Auskunftsbereich haben, der räumlich so vom abgeschotteten Bereich der Erhebungsstelle getrennt ist, dass sichergestellt ist, dass sie keinen Einblick in ausgefüllte Erhebungsunterlagen von anderen nehmen können. Diesen Anforderungen kann auch eine Abtrennung mittels Trennwänden genügen, wenn und soweit dadurch die Geheimhaltung statistischer Daten gewährleistet ist.

3.3 Die in der Erhebungsstelle tätigen Personen (Erhebungsstellenleitung und Sachbearbeitung) dürfen während der Tätigkeit in der Erhebungsstelle nicht zugleich, d.h. solange und soweit sie Zugang zu statistischen Einzelangaben haben, mit anderen Aufgaben des Verwaltungsvollzugs betraut werden. Sie dürfen insbesondere nicht zur gleichen Zeit Zugriff auf verschiedene Datenbestände haben.

Der Wechsel kommunaler Bediensteter von ihrem zugewiesenen Arbeitsplatz in der Erhebungsstelle in den (normalen) Verwaltungsvollzug ist jedoch nicht von vornherein ausgeschlossen. Die Festlegung der Zeiten, die den Tätigkeiten in der Erhebungsstelle vorbehalten sind, ist in das pflichtgemäße Ermessen der die Dienstanweisung nach Nummer 6 erlassenden Personen gestellt. Die Zeiträume sind mit Blick auf den für die Erhebungsstelle (noch) zu erwartenden Geschäftsanfall sowie unter besonderer Berücksichtigung der Sensibilität der Daten und der Verfahrensregelungen im Übrigen wie auch unter Gesichtspunkten der Praktikabilität zu bestimmen. Die Grenze des Zulässigen ist dann überschritten, wenn sich vom Arbeitsablauf her beide Tätigkeitsbereiche so berühren, dass eine Vermischung der Tätigkeiten und der dabei gewonnenen Erkenntnisse nahe liegt.

Die entsprechenden Regelungen zum Wechsel von Personal sind durch Dienstanweisung nach Nummer 6 zu treffen.

3.4 Die Erhebungsstelle kann die Durchführung von Bußgeldverfahren, Verwaltungsvollstreckungsverfahren und gerichtlichen Verfahren einer anderen Verwaltungsstelle der Kommune überlassen und dieser die notwendigen Angaben über den Umfang der Auskunftsverweigerung mitteilen. Dies gilt jedoch nur für solche Angaben, die zur Durchführung dieser Aufgaben unerlässlich sind. Diese Angaben unterliegen dem Zweckbindungsgebot und dem allgemeinen verwaltungsverfahrensrechtlichen Geheimhaltungsgebot (§ 1 Abs. 1 NVwVfG i.V.m. § 30 VwVfG) sowie - soweit es sich um personenbezogene Daten handelt - dem Datengeheimnis nach § 5 NDSG.

3.5 Die Auswahl der Erhebungsbeauftragten in der Organisationsphase der Erhebung kann durch eine andere Verwaltungsstelle der Kommune erfolgen. Die Betreuung der Erhebungsbeauftragten seitens einer anderen Verwaltungsstelle der Kommune ist solange und soweit erlaubt, wie hierbei nicht Kenntnis statistischer Einzelangaben erlangt werden kann.

4. Sicherung der Erhebungsunterlagen

4.1 Für die Erhebungsstelle ist zur organisatorischen Trennung von anderen Verwaltungsstellen und zur Sicherung der statistischen Geheimhaltung eine eigene Postanschrift einzurichten. Alle erkennbar für die Erhebungsstelle bestimmten Eingänge sind dieser unverzüglich und ungeöffnet zuzuleiten. Fehlgeleitete Eingänge, die offensichtlich für eine Erhebungsstelle bestimmt sind, müssen der zuständigen Erhebungsstelle unmittelbar und unverzüglich in einem geschlossenen Umschlag zugeleitet werden, wobei der Umschlag entsprechend zu kennzeichnen ist.

Bei Einrichtung von besonderen Postfächern in den Poststellen der Kommunen ist sicherzustellen, dass die Erhebungsunterlagen in den Poststellen sicher unter Verschluss und nur für befugte Personen zugänglich aufbewahrt werden.

4.2 Die Erhebungsbeauftragten haben die Erhebungsbögen mit Einzelangaben so zu handhaben und aufzubewahren, dass Einzelangaben Unbefugten nicht bekannt werden (z.B. dadurch, dass ausgefüllte Erhebungsunterlagen unmittelbar nach dem Ausfüllen in einen Umschlag gegeben werden, der verschlossen und in dieser Form bis zur Übergabe an die Erhebungsstelle verwahrt wird). Sie haben die ausgefüllten Erhebungsbögen unverzüglich nach Abschluss der Erhebung der Erhebungsstelle auszuhändigen. Die Erhebung ist abgeschlossen, wenn die Erhebungsbeauftragten die ihnen zugeteilten Befragungsbezirke abgearbeitet haben.

4.3 Die Erhebungsstellen haben alle Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, sicher aufzubewahren. Sie haben durch geeignete Vorkehrungen dafür Sorge zu tragen, dass die Erhebungsunterlagen während und außerhalb der Dienstzeit Unbefugten nicht zugänglich sind, z.B. durch Lagerung der Erhebungsunterlagen ausschließlich in den Räumlichkeiten der Erhebungsstelle und Sicherung dieser Räumlichkeiten, Verwahrung der Erhebungsunterlagen in besonders gesicherten Schränken.

4.4 Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, dürfen nur vervielfältigt werden, wenn und soweit dies für Zwecke der Vervollständigung oder Berichtigung der Erhebungsbögen sowie zur Durchführung eines gerichtlichen Verfahrens, eines Verwaltungsvollstreckungsverfahrens oder eines Bußgeldverfahrens erforderlich ist. Vervielfältigungen, die nicht mehr benötigt werden, sind zum frühestmöglichen Zeitpunkt datenschutzgerecht zu entsorgen.

4.5 Die Erhebungsstellen haben die ausgefüllten Erhebungsbögen sowie alle sonstigen Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, fristgerecht zur Abholung durch die Landesstatistikbehörde bereitzustellen oder an diese entsprechend den Arbeitsanleitungen oder Weisungen zu übersenden.

5. Auflösung der Erhebungsstelle

Die Erhebungsstelle ist nicht bereits dann aufgelöst, wenn sie nicht mehr generell geöffnet ist. Auch nach der Einstellung des regelmäßigen oder nur zeitweisen Betriebs kann sie - bis zum endgültigen Abschluss der Erhebung - wiederaufleben, etwa für notwendig werdende Rückfragen. Sie ist erst nach Weisung der Fachaufsicht endgültig aufzulösen.

Nach Auflösung der Erhebungsstelle sind ggf. noch vorhandene Daten und Datenträger datenschutzgerecht zu entsorgen bzw. zu löschen. Die Entsorgung bzw. Löschung ist aktenkundig zu machen.

6. Dienstanweisung für die Erhebungsstelle

Der Geschäftsbetrieb und die Maßnahmen der Abschottung der Erhebungsstelle sind in einer besonderen Dienstanweisung mit folgenden Inhalten zu regeln:

7. Verarbeitung von Einzelangaben in Datenverarbeitungsanlagen

7.1 Die Arbeitsplatzrechner, auf denen die Einzelangaben verarbeitet werden, müssen in den Räumlichkeiten der Erhebungsstelle stehen und dürfen nur für Aufgaben der Erhebungsstelle benutzt werden. Mittels der Rechner der Erhebungsstelle darf nicht auf andere kommunale Verwaltungsverfahren zugegriffen werden können. Der Zugriff auf Daten und Programme der Erhebungsstelle ist auf die in der Erhebungsstelle befindlichen Rechner zu beschränken und durch geeignete Maßnahmen wie Benutzerkennung und Passwort zu schützen.

7.2 Wenn Arbeitsplatzrechner eingesetzt werden, die an ein Kommunikationsnetz angeschlossen sind, ist durch Datensicherungsvorkehrungen ein Zugriff über das Kommunikationsnetz auf Daten und Programme der Erhebungsstelle auszuschließen.

Es ist sicherzustellen, dass die Verknüpfung oder Vermischung der Daten der Erhebungsstelle mit Daten anderer Organisationseinheiten der Kommunalverwaltung ausgeschlossen ist.

7.3 Das Personal der Erhebungsstelle darf keine Administrationsrechte auf den Endgeräten besitzen.

7.4 Einzelangaben dürfen nur ausgedruckt werden, wenn dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Ausdrucke müssen in der Erhebungsstelle verbleiben und zum frühestmöglichen Zeitpunkt datenschutzgerecht entsorgt werden.

7.5 Datenträger, die außerhalb der Datenverarbeitungsanlage aufbewahrt werden, müssen in der Erhebungsstelle verbleiben, sind zu kennzeichnen und gesondert unter Verschluss zu halten. Datenträger mit Einzelangaben dürfen nur kopiert werden, wenn dies. zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist; es sind Sicherungsmaßnahmen zum Schutz gegen unbefugtes Kopieren zu treffen.

7.6 Bei einer Anbindung an kommunale Zahlungs- und Vollstreckungsverfahren anderer Verwaltungsstellen darf der Datentransfer nur von der Erhebungsstelle initiiert werden. Das Personal der Erhebungsstelle ist darin zu unterweisen, welche Verwaltungsdaten über diesen Weg an die verantwortlichen Stellen der Kommune übermittelt werden dürfen.

8. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 15.10.2010 in Kraft und mit Ablauf des 31.12.2015 außer Kraft.

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An die
Region Hannover, Landkreise und Gemeinden